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業務効率化、優秀な人材確保、子育て支援の推進に!テレワーク導入事例

弊社(株式会社イグアス)では、2013年よりテレワーク(在宅勤務)の推進をしております。活用しているソリューションや、導入ステップ、課題への解決方法など、イグアスの事例を詳細にご紹介します。テレワーク推進の参考にご覧ください。

テレワーク(在宅勤務)導入の目的

雇用情勢の改善に伴い、企業における人材不足は深刻化しつつあります。少子高齢化、待機児童、介護離職が社会問題化している中、ITディストリビュータとして、ITインフラ/ソリューションを積極活用することで各問題に対する解決案の一端としてテレワーク(在宅勤務)にチャレンジすることといたしました。

  • ITインフラ/ソリューションを活用し地域に関係なく優秀な人材の確保を行う
  • 子育て中の主婦層を中心とした、子育て支援の推進(神奈川県子ども・子育て支援推進事業者認定)
  • 業務量増への柔軟な対応
  • 業務効率化

導入体制とシステム概要

テレワーク体制

テレワーカー(雇用) 28名(内子育て中主婦21名)
雇用形態 パート社員(週3日~4日、時短)

システム概要

機器 ノートPC貸与
通信回線 Wifi貸与 又は 自宅回線(社内ネットワークへはVPN接続)
業務指示 Notesデータベース
スケジュール管理 Garoon
セキュリティ Optimized Software(PCセキュリティサービス)
  • ローカルディスクへのデータ保存禁止(ファイルは共有サーバーへ)
  • USBデバイス等の使用制限
  • レジストリエディタ/コマンドプロプト使用禁止
コミュニケーション① SOCOCO(仮想オフィス)利用
在社時と同様のコミュニケーション(音声、チャット、映像、画面共有)
  • 会議、打合せ実施
  • 適時、進捗確認/指示/相談実施
  • オフィスレイアウトを活用した、作業状況のリアルタイムモニタリング
コミュニケーション②
※導入検討中
監視カメラシステム(EAGLE EYE)
  • 本社内の状況を在宅スタッフが見えるようにする
導入体制とシステム概要(イメージ)

テレワーク導入までのステップ

STEP1:事前準備

  • 社員とテレワーカーの役割定義の定義を行う
     > 社員:高い専門性を要する業務対応
     > テレワーカー:定型 且つ 一定量発生する業務対応
  • 業務の洗い出しを行う
     > コンフィグレーション業務の一部、及び見積作成業務 → テレワーカーへ
  • 作業環境の検討、選定
     > 情報セキュリティ(ネットワーク、ツール)、コミュニケーション(ツール、手段)
  • 運用ルール、規定の策定
     > 在宅者向け運用ルール集の策定、社内規定との整合性確認

STEP2:トライアル

  • トライアルを実施し、勤務実態、課題の洗い出しを行う
     > 既就労中スタッフによる、1か月間の在宅勤務
  • 業務標準化の推進を行う
     > 属人運用の標準化推進

STEP3:採用(通勤可能圏内)

  • テレワーカー採用を行う(本社近郊)
     > 通勤圏可能圏内でのテレワーカー募集、採用(4回に分け、7名/4名/12名/4名)
  • テレワーカーへの教育、研修
     > 本社にて集合研修(出社)の実施、以降も適時必要に応じて出社研修または遠隔研修を実施

STEP4:採用(遠隔地)

  • テレワーカー採用を行う(遠隔地)
     > 遠隔地(北海道北見市)で、テレワーカー2名の募集、採用
     > 教育研修も遠隔対応

テレワーク導入における、課題と解決

【課題1】
顔の見えない在宅で就業することによりコミュニケーションが希薄になり、本社側の不安(在宅スタッフがきちんと仕事をしているか)や、在宅スタッフ側の一人で就業する状況への孤立感が発生するのではないか?
解決バーチャルオフィスソリューション(SOCOCO)を使用することで、瞬時に画像、音声でのコミュニケーションが図れ、常に隣にいるのと同じ"感覚"での応対が可能となった。また、四半期毎にFace to Faceでの面談を実施している。
【課題2】
在宅スタッフは本社側の状況が見えないことに不安を感じないか?
解決監視カメラシステム(EAGLE EYE)を導入しリアルタイムモニターを検討している。
【課題3】
自宅で業務を行うことへのセキュリティ面での問題はないか?
解決システム面では、Optimized Software(PCセキュリティサービス)の導入によりローカルディスクへのデータ保存を制限し、更にUSBデバイス、プリンター追加の制限を行うことによりデータ漏えいのリスク軽減した。また、VPN接続を行うことにより、ネットワーク上での漏洩リスク軽減した。
運用面では、初期研修にテレワーカーとしての心構えを含めた研修を実施。紙媒体を使用しての運用を極力削減し、データ紛失リスク軽減した。
【課題4】
就業規則等、テレワークを行うにあたり新たに制定ないし現規則の改定が必要ではないか?
解決就業規則等の変更はほぼ行っていない(基本的に現就業規則内で対応可能)。雇用契約書上に就業場所の追記を行うこととした。 但し、簡易的な在宅スタッフ向け運用ルールを策定した。

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